Dans une entreprise, il est important de spécifier les documents (contrat, note officielle, demande…) à l’aide d’un tampon encore appelé cachet. Cependant, c’est une condition importante à la validation des documents de l’entreprise. Tamponner les notes d’une entreprise permet de renseigner davantage sur l’origine de la note (du document) en question. Néanmoins, cette condition doit être remplit par le chef d’entreprise ou une tierce personne capable de prendre des décisions dans l’entreprise.
Sommaire
Qu’est ce qu’un tampon entreprise?
Un tampon entreprise encore désigné par un cachet ou un seau est un matériel utilisé par les entreprises afin d’officialiser et de confirmer leurs écrits. Généralement ce outil est mis à disposition de l’entreprise depuis sa création. Donc tout entreprise détenteur dudit cachet valide ses documents par ce tampon. Le tampon entreprise peut être fabriqué en bois, en plastique ou en métal avec une empreinte personnalisée. Il existe des tampons manuels et des tampons automatiques et ceux-ci diffèrent par le système d’encrage.
Composition du tampon entreprise
Le tampon entreprise est composé d’une monture servant de support de maintient et d’une surface en caoutchouc portant l’empreinte. Cette dernière se compose des éléments comme:
- le montant de capital de l’entreprise,
- l’intitulé de l’entreprise,
- le statut juridique de l’entreprise,
- le numéro sous lequel l’entreprise est enregistrée au plan national,
- le logo de l’entreprise.
Tampon entreprise manuel
Le tampon entreprise manuel est plus simple à utiliser. Il est généralement en bois. C’est celui que l’on rencontre souvent dans les écoles. Le support de maintien est bien visible et facilement utilisable. Il suffit juste de se servir d’un encreur afin d’imprégner l’empreinte en tamponnant dans l’encreur. Après, on affiche l’empreinte sur les documents comme voulu. L’inconvénient de ce tampon est qu’on est parfois amené à cacheter à l’envers pas manque d’attention. Il est à usage ponctuel car l’encreur est isolé.
Tampon entreprise automatique.
Comme son nom l’indique, le tampon entreprise automatique permet de faire le marquage de façon automatique. Il est généralement en plastique. C’est un dispositif incorporé de tous les composants d’un tampon. Le support de maintien, l’empreinte personnalisé et un système permanent d’encrage. Un seul mouvement suffit pour réaliser le marquage. Ce dispositif est plus adapté pour ne pas faire des marquages à l’envers. Il est également bien plus propre.
Il existe plusieurs autres types de tampon utiles dans l’administration.
Tampon entreprise dateur.
Le tampon dateur permet le classement des documents administratifs. Il évite les erreurs et permet de gagner du temps lorsqu’on est amené à dater plusieurs documents par jour. Ce système permet donc de retrouver facilement les dates sur les documents afin d’en faire l’usage voulu.
Tampon conforme à l’original
Le tampon conforme à l’original est utilisé lorsqu’on est appelé à reprendre un document égaré. Ce cachet sert à rendre la photocopie dudit document officielle. En effet ce cachet permet d’authentifier le document égaré.
Tampon pour fidéliser de clients.
Toutes les entreprises n’ont pas le temps de gérer l’administratif malgré que ce soit parfois une pratique obligatoire. De ce fait, en gérant un commerce, on peut avoir affaire aux cartes de fidélité. Le tampon va alors servir de marquage sur les cartes clients. Ceci va permettre de justifier à tout moment le passage des clients et les avantage également.
Avis sur l’utilisation du tampon entreprise.
Malgré toutes les informations qui figurent sur tous les écrits d’une entreprise, on se demande alors l’importance du tampon entreprise… En effet l’utilisation du tampon n’est pas obligatoire selon la loi. Mis à part la répétition des informations qu’il porte, tout autre personne (physique ou morale) est capable de le reproduire. A l’aide d’un agent de l’entreprise , le cachet peut être reproduit et utilisé à des fins malhonnêtes. Dans ce cas il est reproduire sans aucune responsabilité, aucune justification.
Le tampon entreprise aura une valeur juridique lorsque l’empreinte comporte la signature du chef d’entreprise ( ou de toutes personnes habiletés à prendre des décisions).
Importance du tampon d’une société.
Bien que le tampon ne soit pas obligatoire, il est serviable dans certaines conditions. Par exemple lorsque l’entreprise reçoit des stagiaires, les encadreurs de ces derniers exigent un rapport de fin de stage cacheté. D’une manière ou d’une autre, le tampon entreprise permet de gagner du temps lorsqu’il faut rapidement fournir des informations élémentaires concernant l’entreprise. Aussi avant de recevoir et d’envoyer des marchandises de loin ou vers loin, le cachet est indispensable. Ce dernier mérite le tarif de l’entreprise.
Coût de la réalisation d’un tampon .
Le coût d’un tampon entreprise varie entre 15 et 50 euros selon le besoin et le professionnalisme. Le coût varie en fonction de la taille du tampon, de la qualité de l’encre et du système d’exploitation. C’est à dire que par exemple le tampon automatique aura un coût plus élevé que le tampon manuel. Mais c’est conseillé de faire un tampon de qualité afin d’en bénéficier à long terme.
En somme, le tampon entreprise est un outil important dans la réalisation des oeuvre de l’entreprise. Néanmoins, il n’est pas obligatoire pour la gestion d’une entreprise. Mais c’est un matériel important que toute entreprise doit posséder.
Quelles informations noter sur un tampon encreur ?
Notre article vous présente tout ce qu’il faut savoir sur cet accessoire destiné aux professionnels. Il faut toutefois se pencher sur les informations à noter. Pour savoir ce que doit comporter un tampon d’entreprise, il suffit de le choisir en fonction de vos besoins. Il permettra d’authentifier vos documents ou encore de renseigner quelques données.
- Il y a par exemple les tampons pour renseigner la date ou encore pour valider la lecture et même pour signifier qu’il s’agit d’une urgence.
- Vous aurez des tampons avec vos coordonnées, votre numéro de téléphone et votre identité.
- Toutes les professions peuvent avoir besoin d’un tel produit, ce sera aussi le cas des médecins ou des responsables d’une société.
Si vous ne souhaitez pas utiliser une sorte d’encrier, nous vous conseillons de choisir un tampon automatique. Dès que vous appuyez sur la partie supérieure, l’intérieur se gorge d’encre et se dépose sur votre feuille. C’est simple, rapide et le rendu est beaucoup plus propre. Sinon, vous avez des tampons en bois que vous pouvez tremper vous-même dans un petit récipient. Il faudra bien appuyer pour que la plage soit bien imbibée.
